Exempeluppdrag
Rapporteringsrutiner
Nischbanken AB
Från en, bland medarbetare, diversifierad rapporteringsrutin konsoliderades rapporteringen till att omfatta gemensamma dataexporter, från använt ekonomisystem, som därefter via MS Access och MS Excel genererar enhetliga managementrapporter. Då data finns i tillgängligt i datalager hämtas den via datakoppling i Excel.
- Enhetliga rapporter med utvecklat innehåll
- nya nyckeltal
- avstämningsfunktionalitet
- länkade rapporter till Powerpoint
- Avsevärt snabbare rapporteringsrutin
- Krav på minimering av makroprogrammering föranleder
- manuella styrtabeller i vanliga excelfiler
- användning av Excel's, ibland komplexa, standarddatabasformler
- ibland komplicerade SQL-frågeuppdateringar
Rapportutveckling
Fastighetsförmedlingsbolaget AB
Baserat på data från SIE-filer byggdes en flexibel rapportgenerator som förutom fasta rapporter även tillåter analys m h a pivottabeller i Excel.
Månadens bokföringsdata extraherades ur ekonomisystemet (i det här fallet Visma) och mejlades till modellen i form av en standard SIE-fil. Väl där vidtog automatisk bearbetning av data i en Access fil som bl a:
- Kompletterade data med externa uppgifter såsom benämningar
- Allokerade kostnader och intäkter utifrån regler stipulerade i en Excelfil
- Aggregerade uppgifter till summarader och enhetssammandrag
- Konsolidering
- Tillägg av övriga manuella uppgifter
All övrig information ligger i en Excel-fil med ett antal styrtabeller och fördelningsnycklar som enkelt administreras av förvaltaren.
Då exekveringen är avslutad finns en rapportdatafil i Access som Excel enkelt kopplas till och föder fasta rapporter och pivotabeller för analysändamål.
Organisationsanalys/Businesscase
Grossistbolaget AB
Ägarbolaget ville få utrett hur rörelsemarginalen kunde ökas på de i koncernen ingående bolagen. Koncernen var under expansion varför information för nyligen förvärvade bolag fanns i deras egna system. Uppdraget inleddes med intervju med ekonomiansvarig för att utröna vilken information som fanns tillgänglig och i vilken form. Nödvändig information fanns att tillgå men den var kodad olika beroende på bolag. Innan något kunde göras var det nödvändigt att ensa data:
- Översättning av produkt- och produktgruppskoder
- Enhetliga personalkategorier
- Översättning av kundnummer
- ...
Enhetlig rapportering skapades för samtliga enheter samt en enkel simuleringsmodell vars variabler kunde manipuleras vi sittande bord i en PowerPointpresentation.
Slutligen gavs förslag på möjlig väg att nå det uppsatta målet, tillsammans med ett detaljerat businesscase, samt vilka aktiviteter såsom fördjupad analys inom berörda områden, affärs- och aktivitetsplaner och en uppföljningsmodell för att säkerställa att det som sägs blir verklighet.
Datainsamling
Videohostingbolaget AB
Företagets affärsmodell verkar mellan annonsör och publicist och inkluderar bl a självfakturering för publicistens räkning, betalning i efterhand från annonsör och allokering av intäkter gentemot publicisten. Affärsmodellen kräver ett flertal datakällor:
- Klickstatistik för webbannonser
- Betalningsvillkor
- Kunddata
- Upplupna kostnader och intäkter
- Delbetalningar
- ...
Då man använde Appleprodukter fanns inte databasfunktionalitet tillgängligt varför det hela löstes med makroprogrammering och funktioner i Excel. Den största förbättringen blev en avsevärt förenklad metod för betalningsavräkning samt en automatiserad faktureringsrutin. Arbetet utfördes i nära samarbete med medarbetare vilket gav dem kunskap att förvalta modellen och en insikt i vad som är möjligt att göra med Excel.
Redovisningseffektivisering
Drivmedelsbolaget AB
Produktionsdata för företagets ca 100 produkter/kvaliteter levereras till ekonomisystemet innan de är ordentligt avstämda. Detta föranledde en mängd manuella redovisningskorrigeringar som var tidsödande och inte alltid korrekta.
Genom att bygga en strukturerad Excelmodell med kopplingar direkt till datalagret kunde erforderlig data enkelt:
- Hämtas från datalager
- Volymkorrigeras
- Priskorrigeras
- Produktallokeras
- Konsolideras med korrigerade värden
Efter ett tiotal steg/uppdateringar genererades ett avstämt bokningsunderlag som skickas till ekonomisystemet.
© Copyright KFEA - Konsultfirma Eric Andreassen (e-post: eric.andreassen@kfea.se - tel: 070-425 22 62)