Vid effektivisering av befintlig rapportering ifrågasätts initialt behovet av rapporteringen i dess nuvarande form. Efter ev omdefiniering av uppdraget kartläggs datakällor, manuella kompletteringar etc i syfte att hitta synergier med annan relevant rapportering - genom att dela grunddata undviks dubbelarbete. Då datastrukturen är på plats byggs flexibla rapportgeneratorer i Excel eller i Access - dvs i programvara ni förmodligen redan har.
Genom nära samarbete i utformningen av rapporteringsprocessen möjliggörs kunskapsöverföring för framtida intern förvaltning och mindre vidareutvecklingav modellerna.
Ett bra exempel på datainsamling är prognosprocessen. För att lyckas behövs data både nedströms och uppströms. "Nedströms" är de stöduppgifter som skickas med i insamlingsmallen, t ex tidigare utfall, som stödjer rapporteringsansvarig i prognostiseringen. "Uppströms" är återrapporteringen och konsolideringen av densamma. Många ekonomisystem har moduler för inrapportering men det är sällan de är tillräckligt anpassade till organisationens specifika behov. Genom att ladda Excelmallar med relevanta stöduppgifter som distribueras och sedan återrapporteras och konsolideras via mejl och/eller Excel/Access undviks många problem samt förbättrar kvaliteten på rapporterad data. Laddning av centrala system kan sedan göras centralt med avstämda data.
Det är inte ovanligt att organisationer saknar en tydlig och enhetlig bild över läget inom det egna företaget och marknaden där företaget är verksamt. Ny ledning, personalomsättning och förändrade marknadsförutsättningar är några exempel på orsaker som, över tiden, kan ge en diffus bild över det aktuella tillståndet. I de här fallen är en objektiv analys med nya ögon ofta en bra startpunkt till en eventuell förändring.
Arbetsgången beror på vad som ska analyseras men inbegriper alltid någon form av datainsamling, analys/simulering och presentation.
Många redovisningsprocesser sker idag med stort inslag av manuella rutiner. Det kan röra sig om allt från kostnads/intäktsallokeringar till ombokningar p g a omorganisation, felbokningar m m. Med ganska enkla medel kan resurser frigöras genom effektivt utnyttjande av befintliga programvaror. Genom att utnyttja databasfunktioner, i t ex Excel, kan bokningsfiler genereras utifrån egendefinierade regler som sedan skickas till berörda redovisningssystem.
Ett typiskt upplägg för ett sådant här uppdrag är att först dokumentera den manuella processen för att sedan identifiera nödvändiga indatakällor. Slutligen automatiseras rutinen i Excel eller i Access och en användarhandledning sammanställs som omfattar såväl löpande förvaltning som mindre vidareutveckling.
Att få effektiva rutiner på plats är en investering i verksamheten då det frigör resurser som kan användas till annat värdeskapande arbete alternativt friställas. Lika viktig som frigörandet av resurser är undvikande av nyrekryteringar då nya uppgifter tillkommer.
Uppläggets längd och komplexitet är faktorer som påverkar priset. Komplexitet höjer och uppdragets längd sänker. Vid kombinationer av ovan och längre engagemang erbjuds rabatt.
© Copyright KFEA - Konsultfirma Eric Andreassen (e-post: eric.andreassen@kfea.se - tel: 070-425 22 62)